Określ zakres przed przesłaniem akt
Wskaż, czy tłumaczenie obejmuje cały tom, konkretne dokumenty, określone karty akt czy oznaczone fragmenty. Podaj kierunek przekładu i cel wykorzystania. Jeżeli zakres wynika z postanowienia lub pisma organu, jego oznaczenia powinny odpowiadać wykazowi przekazanego materiału. Nie zastępuj samodzielnie pełnego tłumaczenia streszczeniem, gdy zlecenie wymaga przekładu całości.
Przy wielu tomach przygotuj prosty spis: nazwa pliku, numer tomu, zakres kart, rodzaj dokumentu i język. Zaznacz duplikaty oraz strony, które mają zostać pominięte. Jeśli te same dokumenty występują w kilku miejscach, ustal sposób postępowania przed wyceną; powtórzenie w aktach nie powinno prowadzić do przypadkowego usunięcia treści.
Zachowaj numerację i kompletność
Najwygodniejszy jest czytelny plik PDF zachowujący kolejność kart. Upewnij się, że skany obejmują całe strony, odwroty z wpisami, załączniki i pieczęcie. Numer strony w pliku może różnić się od numeru karty akt, dlatego oba oznaczenia powinny być łatwe do ustalenia. Braki lub nieczytelne miejsca warto wskazać od razu.
Rozpoznany automatycznie tekst ułatwia wyszukiwanie, ale nie zastępuje obrazu dokumentu. OCR może pomylić nazwiska, daty, sygnatury, znaki cyrylicy i wartości w tabelach. Zachowaj oryginalny skan obok warstwy tekstowej. Nie poprawiaj nieczytelnych fragmentów na podstawie domysłu ani nie wprowadzaj własnych dopisków do dokumentu źródłowego.
Oddziel korespondencję i materiał cyfrowy
Przy wiadomościach wskaż zakres dat, strony rozmowy oraz to, czy przekazujesz eksport, plik źródłowy czy zrzuty ekranu. Zachowaj widoczne oznaczenia nadawców i czasu, jeżeli są częścią zleconego materiału. Dla nagrań podaj czas trwania, język i potrzebny zakres; transkrypcja oraz tłumaczenie wymagają osobnego ustalenia.
Przekład treści wiadomości nie potwierdza automatycznie ich autentyczności, kompletności ani pochodzenia z konkretnego urządzenia. Jeżeli sprawa wymaga badania technicznego, jego przedmiot powinien być określony oddzielnie od tłumaczenia. Pozwala to uniknąć niejasności dotyczących oczekiwanego rezultatu.
Uzgodnij etapy i przekazanie materiału
Przy dużym zleceniu warto uzgodnić kolejność dokumentów, terminy częściowych odbiorów i sposób zgłaszania braków. Wycenę należy odnieść do objętości tłumaczenia, trudności i rzeczywistego zakresu. Przed udostępnieniem akt ustal kanał przekazania oraz osoby kontaktowe; w pierwszym zapytaniu wystarczy opis materiału bez przedstawiania całej treści sprawy.