1. Administrator i kontakt
Administratorem danych przetwarzanych przez kancelarię jest Vadym Rekel, prowadzący działalność pod firmą VADYM REKEL, NIP 6793053128, REGON 121398530, tłumacz przysięgły języka ukraińskiego, TP/27/17. Adres: ul. Kielecka 2/53, 31-526 Kraków. W sprawach danych można napisać na lub skorzystać z telefonu zgodnie z poniższym przeznaczeniem.
883 040 483 — wyłącznie sądy, prokuratura i Policja. 735 753 383 — klienci indywidualni oraz sądy, prokuratura i Policja.
2. Jakie dane i z jakich źródeł
Przy kontakcie kancelaria otrzymuje podane dane kontaktowe, treść korespondencji i dobrowolnie przesłane załączniki. Przy realizacji zlecenia przetwarzane są dane potrzebne do wykonania tłumaczenia, rozliczenia i prowadzenia wymaganej dokumentacji. Dokumenty mogą zawierać także dane osób innych niż zamawiający. Źródłem są wtedy materiały przekazane przez klienta lub uprawniony organ.
Do wstępnego zapytania warto ograniczyć dane do informacji potrzebnych do ustalenia zakresu, języka i terminu. Materiały zawierające dane zdrowotne, informacje o postępowaniach lub inne szczególnie chronione dane wymagają właściwej podstawy przetwarzania i uzgodnienia sposobu przekazania. Nie należy umieszczać takich danych w publicznych opiniach.
3. Cele i podstawy przetwarzania
Podstawa zależy od celu i rodzaju sprawy; zgoda nie zastępuje obowiązku ustawowego ani nie jest uniwersalną podstawą czynności tłumacza przysięgłego.
- Ustalenie warunków na żądanie osoby i wykonanie umowy z nią — art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
- Obowiązki zawodowe, repertorium i wymagane rozliczenia — art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z odpowiednimi przepisami, w tym ustawą o zawodzie tłumacza przysięgłego.
- Kontakt z przedstawicielami klientów, wyjaśnianie sporów, dochodzenie lub obrona roszczeń oraz bezpieczeństwo serwisu — art. 6 ust. 1 lit. f RODO; uzasadnione interesy to obsługa korespondencji, ochrona praw i bezpieczeństwo.
- Funkcje zewnętrzne obejmują automatycznie ładowaną mapę Google oraz odnośniki otwierane przez użytkownika; ich działanie opisano w punkcie 6. Jeżeli podstawą jest zgoda, można ją wycofać bez wpływu na wcześniejsze zgodne z prawem przetwarzanie.
- Dane szczególnych kategorii i dane dotyczące wyroków lub czynów zabronionych wymagają dodatkowych warunków z art. 9 lub 10 RODO, odpowiednich do konkretnego zlecenia; sam fakt przesłania dokumentu ich nie zastępuje.
4. Lokalny kalkulator i OCR
Rozpoznawanie tekstu z wybranych plików odbywa się w przeglądarce na urządzeniu użytkownika. Ta funkcja nie wysyła plików ani rozpoznanego tekstu na serwer kancelarii lub do API modeli AI. Wybór pliku nie jest jego przesłaniem do tłumaczenia. Użytkownik może wyczyścić dane narzędzia lub zamknąć stronę.
Przeglądarka pobiera pliki programu i dane językowe potrzebne do OCR. Takie pobranie powoduje zwykłe żądanie sieciowe do hostingu, ale nie zawiera treści dokumentu. Wynik OCR i kalkulatora nie jest automatyczną decyzją o przyjęciu zlecenia lub jego ostatecznej cenie.
5. Formularz, poczta i schowek
Formularz przygotowuje treść wiadomości lokalnie i otwiera program pocztowy przez odnośnik mailto. Nie wysyła formularza do serwera strony. Kancelaria otrzymuje dane dopiero po samodzielnym wysłaniu wiadomości przez użytkownika. Program i dostawca poczty działają według swoich zasad.
Przycisk kopiowania zapisuje wybraną treść do schowka urządzenia po działaniu użytkownika. Przed wysłaniem wiadomości należy sprawdzić jej zawartość i odbiorcę. Przekazanie dokumentów pocztą elektroniczną jest odrębną czynnością od lokalnego przetwarzania OCR.
6. Mapy i serwisy zewnętrzne
Osadzona mapa Google ładuje się automatycznie podczas wyświetlania strony zawierającej mapę, bez dodatkowego kliknięcia. Google otrzymuje wtedy żądanie połączenia, w tym adres IP, informacje o przeglądarce i żądanym obszarze mapy, oraz może korzystać z własnych mechanizmów pamięci przeglądarki.
Odnośniki do tras w Google Maps i Apple Maps otwierają zewnętrzny serwis lub aplikację z publicznymi adresami kancelarii i wybranej instytucji. Apple Maps nie jest osadzone na tej stronie. Przebieg trasy, odległość i czas przejazdu lub dojścia wyznacza wybrany dostawca po otwarciu odnośnika. Sama strona kancelarii nie pobiera bieżącej lokalizacji urządzenia.
Po otwarciu Google Maps, Apple Maps lub strony dodawania opinii obowiązuje polityka danego dostawcy. Zamknięcie strony kończy wyświetlanie osadzonej mapy; odświeżenie strony nie wyłącza jej automatycznego ładowania. Usunięcie danych zapisanych przez zewnętrzny serwis jest dostępne w ustawieniach przeglądarki lub konta tego dostawcy.
7. Pamięć przeglądarki, opinie i hosting
Kod strony nie korzysta z narzędzi analitycznych ani reklamowych. sessionStorage zapamiętuje zamknięcie komunikatu kontaktowego w danej sesji karty, aby go ponownie nie pokazywać. Zapis nie zawiera dokumentu ani danych formularza. Dane tej pamięci można usunąć w przeglądarce; przywracanie sesji zależy od jej ustawień.
Częścią treści strony są oznaczone streszczenia wybranych rzeczywistych publicznych opinii Google. Nie są to dosłowne cytaty. Nie ma własnego formularza zbierania opinii; odnośnik do wystawienia recenzji prowadzi do Google.
Hosting zapewnia ChatGPT Sites / OpenAI. Wyświetlenie strony wymaga przesłania danych technicznych, takich jak adres IP, adres żądania i dane przeglądarki. Dostawca może prowadzić logi dla obsługi, bezpieczeństwa i obowiązków prawnych. Brak własnych narzędzi analitycznych nie oznacza braku technicznego przetwarzania danych przez hosting.
8. Odbiorcy danych i przetwarzanie poza EOG
W niezbędnym zakresie dane mogą otrzymywać dostawcy hostingu, poczty i obsługi technicznej, podmioty obsługujące rozliczenia oraz uprawnione organy. Przekazanie ma odpowiadać celowi i podstawie prawnej oraz obowiązkowi tajemnicy zawodowej. Dokumenty użyte wyłącznie w lokalnym OCR nie są w ten sposób przekazywane.
Google przetwarza dane techniczne podczas automatycznego ładowania osadzonej mapy; po otwarciu zewnętrznych odnośników dane techniczne otrzymują także dostawcy wskazanych usług. Usługi międzynarodowych dostawców mogą wiązać się z przetwarzaniem poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w USA. OpenAI opisuje stosowanie decyzji stwierdzających odpowiedni poziom ochrony lub standardowych klauzul umownych; szczegóły i możliwość uzyskania informacji o zabezpieczeniach podaje w europejskiej polityce prywatności. Zasady Google i Apple wskazano w źródłach poniżej.
9. Jak długo przechowywane są dane
Dane osobowe zgromadzone przez tłumacza przysięgłego w związku z tłumaczeniem są przechowywane przez 4 lata od zakończenia roku kalendarzowego, w którym zostały zgromadzone, zgodnie z art. 29c ustawy. Następnie podlegają usunięciu, chyba że dalsze przechowywanie jest niezbędne dla ochrony praw lub dochodzenia roszczeń. Obowiązki dotyczące dokumentacji rozliczeniowej mogą wynikać z odrębnych przepisów.
Korespondencja niezwiązana z wykonanym tłumaczeniem jest przechowywana przez czas potrzebny do obsługi sprawy, a dłużej tylko wtedy, gdy uzasadnia to obowiązek prawny lub ochrona roszczeń. Techniczne logi dostawców podlegają ich zasadom retencji. Lokalnie rozpoznany dokument nie trafia do archiwum kancelarii przez samo użycie kalkulatora.
10. Prawa osoby, której dane dotyczą
W granicach RODO można żądać dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania i — gdy spełnione są przesłanki — przenoszenia danych, a także wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie. Przy przetwarzaniu na zgodzie można ją wycofać. Wnioski można kierować do administratora wskazanego wyżej; odpowiedź następuje w terminach wynikających z RODO.
Ustawa o zawodzie tłumacza przysięgłego przewiduje szczególne ograniczenia: prawa z art. 15 ust. 1 i 3 oraz art. 18 i 19 RODO stosuje się w zakresie nienaruszającym tajemnicy zawodowej; art. 21 ust. 1 RODO nie stosuje się do danych pozyskanych w związku z tłumaczeniem. Prawo usunięcia danych nie uchyla obowiązkowej retencji.
Można wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Podanie danych do zapytania jest dobrowolne, lecz brak danych koniecznych może uniemożliwić odpowiedź lub realizację zlecenia; dane wymagane przepisami są niezbędne do wykonania odpowiednich obowiązków. Strona nie stosuje profilowania ani decyzji opartych wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu wywołujących skutki prawne wobec użytkownika.