Визначте обсяг до передання матеріалів
Зазначте, чи переклад охоплює весь том, конкретні документи, певні аркуші справи або позначені фрагменти. Укажіть напрям перекладу й мету використання. Якщо обсяг визначено постановою, ухвалою або листом органу, позначення в ньому мають відповідати переліку переданих матеріалів. Не замінюйте повний переклад стислим викладом, якщо замовлення передбачає переклад усього тексту.
Для кількох томів підготуйте простий опис: назва файлу, номер тому, діапазон аркушів, вид документа та мова. Позначте дублікати й сторінки, які не потрібно перекладати. Якщо однакові документи трапляються в різних місцях, узгодьте порядок роботи до визначення вартості: повторення в матеріалах справи не повинно спричинити випадкового вилучення змісту.
Збережіть нумерацію та повноту
Найзручніший формат — читабельний PDF зі збереженою послідовністю аркушів. Перевірте, чи скани містять сторінки повністю, звороти із записами, додатки й печатки. Номер сторінки у файлі може відрізнятися від номера аркуша справи, тому обидва позначення мають бути зрозумілими. Про пропуски та нерозбірливі місця варто повідомити відразу.
Автоматично розпізнаний текст полегшує пошук, але не замінює зображення документа. OCR може помилятися в прізвищах, датах, номерах справ, кириличних літерах і значеннях у таблицях. Збережіть початковий скан разом із текстовим шаром. Не виправляйте нерозбірливі фрагменти навмання й не додавайте власних записів до вихідного документа.
Відокремте листування та цифрові матеріали
Для повідомлень зазначте період, учасників розмови та формат матеріалу: експорт, вихідний файл чи знімки екрана. Збережіть видимі позначення відправників і часу, якщо вони входять до замовленого обсягу. Для записів укажіть тривалість, мову та потрібний фрагмент; транскрибування й переклад потребують окремого погодження.
Переклад змісту повідомлень сам по собі не підтверджує їхньої справжності, повноти або походження з конкретного пристрою. Якщо справа потребує технічного дослідження, його предмет слід визначити окремо від перекладу. Це допоможе уникнути непорозумінь щодо очікуваного результату.
Узгодьте етапи й передання матеріалів
Для великого замовлення варто узгодити черговість документів, строки часткового отримання перекладів і спосіб повідомлення про недоліки. Оцінка вартості має враховувати обсяг перекладу, складність і фактичне завдання. Перед наданням матеріалів справи визначте канал передання та контактних осіб; для першого запиту достатньо опису матеріалів без розкриття всього змісту справи.