Определите объём до передачи материалов
Укажите, охватывает ли перевод весь том, отдельные документы, определённые листы дела или отмеченные фрагменты. Назовите направление перевода и цель использования. Если объём установлен постановлением, определением или письмом органа, обозначения в нём должны соответствовать описи передаваемых материалов. Не заменяйте полный перевод кратким изложением, если заказ предусматривает перевод всего текста.
Для нескольких томов составьте простой список: название файла, номер тома, диапазон листов, вид документа и язык. Отметьте дубликаты и страницы, которые не нужно переводить. Если одинаковые документы встречаются в нескольких местах, согласуйте порядок работы до расчёта стоимости: повторение в деле не должно приводить к случайному удалению содержания.
Сохраните нумерацию и полноту
Удобнее всего предоставить читаемый PDF с сохранённой последовательностью листов. Проверьте, охватывают ли сканы страницы целиком, обороты с записями, приложения и печати. Номер страницы в файле может отличаться от номера листа дела, поэтому оба обозначения должны быть понятными. О пропусках и неразборчивых местах лучше сообщить сразу.
Автоматически распознанный текст облегчает поиск, но не заменяет изображение документа. OCR может ошибаться в фамилиях, датах, номерах дел, кириллических символах и значениях в таблицах. Сохраните исходный скан вместе с текстовым слоем. Не исправляйте неразборчивые фрагменты наугад и не добавляйте собственных записей в исходный документ.
Выделите переписку и цифровые материалы
Для сообщений укажите период, участников переписки и формат материала: экспорт, исходный файл или снимки экрана. Сохраните видимые обозначения отправителей и времени, если они входят в заказанный объём. Для записей укажите продолжительность, язык и нужный фрагмент; расшифровка и перевод требуют отдельного согласования.
Перевод содержания сообщений сам по себе не подтверждает их подлинность, полноту или происхождение с конкретного устройства. Если дело требует технического исследования, его предмет следует определить отдельно от перевода. Это поможет избежать разногласий относительно ожидаемого результата.
Согласуйте этапы и передачу материалов
Для большого заказа стоит согласовать очерёдность документов, сроки выдачи отдельных частей перевода и порядок сообщения о недостающих материалах. Оценка стоимости должна учитывать объём перевода, сложность и фактическое задание. До передачи материалов дела определите канал передачи и контактных лиц; для первого запроса достаточно описания материалов без раскрытия всего содержания дела.