Najpierw ustal przeznaczenie dokumentu
W zapytaniu podaj, do jakiego urzędu, sądu, uczelni lub innej instytucji trafi tłumaczenie. Napisz również, czy dysponujesz papierowym oryginałem, urzędowym odpisem, dokumentem elektronicznym, kopią czy wyłącznie zdjęciem. Te informacje pozwalają określić, jaki materiał będzie podstawą przekładu i czy potrzebne jest późniejsze okazanie dokumentu.
Zgodnie z art. 18 ust. 2 ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego na tłumaczeniu wskazuje się podstawę jego sporządzenia, w szczególności oryginał, tłumaczenie lub odpis. Poświadczenie przekładu nie zmienia przedstawionej kopii w oryginał. O wymaganiach dotyczących dokumentu składanego w danej sprawie rozstrzygają właściwe przepisy i instytucja przyjmująca.
Przygotuj kompletny, czytelny materiał
Zeskanuj wszystkie strony, również odwrotne, jeżeli zawierają pieczęcie, dopiski lub inne informacje. Pozostaw widoczne krawędzie dokumentu i numerację. Zdjęcie wykonaj prostopadle, przy równomiernym oświetleniu; unikaj odblasków, rozmycia i zasłaniania fragmentów palcem. Nie poprawiaj treści dokumentu w edytorze graficznym.
Jeżeli dokument ma załączniki, apostille lub dodatkowe poświadczenia, pokaż je razem z nim. Nie zakładaj, że wszystkie są konieczne w każdej procedurze, ale nie pomijaj ich przy ustalaniu zakresu. Przy nieczytelnej pieczęci lub ręcznym wpisie tłumacz może potrzebować lepszego skanu albo wglądu w oryginał.
Uzgodnij postać odbioru
Tłumaczenie papierowe z pieczęcią, jego zwykły skan oraz tłumaczenie poświadczone kwalifikowanym podpisem elektronicznym to różne postacie dokumentu. Ustawa dopuszcza poświadczenie elektroniczne przez tłumacza przysięgłego, ale dostępność takiej usługi oraz akceptowany sposób złożenia trzeba ustalić dla konkretnego zamówienia.
Samo przesłanie pliku PDF pocztą elektroniczną nie oznacza, że dokument zawiera kwalifikowany podpis. Podobnie wydruk pliku nie zastępuje weryfikacji jego podpisu elektronicznego. Przed zamówieniem sprawdź, jaką postać przyjmuje odbiorca i jak zamierzasz mu ją przekazać.
Co wystarczy do pierwszego kontaktu
Podaj język, rodzaj dokumentu, liczbę stron, oczekiwany termin i instytucję docelową. Jeżeli dokument zawiera dane dotyczące postępowania lub inne szczególnie wrażliwe informacje, najpierw uzgodnij sposób przekazania materiałów. Po ocenie kompletności można potwierdzić cenę, termin oraz sposób okazania oryginału i odbioru tłumaczenia.